Od 8 września 2016 r. E-maile i SMS-y też są dokumentami

Od 8 września 2016 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu Cywilnego o nowej formie szczególnej dokonywania czynności prawnych – formie dokumentowej. Zmiany wprowadziła Ustawa z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw.

Ustawodawca w art. 77 (3) Kodeksu cywilnego wprowadza definicję legalną dokumentu, zgodnie z którą „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Jednocześnie w art. 77 (2) Kodeksu cywilnego zapisano, że „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Wobec powyższego dla dochowania formy dokumentowej należy spełnić następujące przesłanki.
Po pierwsze musi nastąpić utrwalenie oświadczenia woli na nośniku informacji. Jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej: „treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy)”. Po drugie konieczne jest aby zapisana treść na danym nośniku była możliwa do odtworzenia. Ustawodawca wyjaśnia, że „aby informacja mogła zostać odtworzona, musi zostać odpowiednio zapisana. Oba elementy razem, tj. informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, stanowią dokument. Informacja bez nośnika nie jest dokumentem. Nie jest nim też niezapisany informacją nośnik”. Po trzecie wymagane jest takie złożenie oświadczenia woli, które pozwoli ustalić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Co istotne „nie ma znaczenia, czy nastąpi to na podstawie samej treści dokumentu, czy po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie”.

Wymóg dochowania formy dokumentowej może zostać zastrzeżony zarówno przez ustawę, jak i umowę stron. Dla przykładu wskazać należy art. 720 § 2 Kodeksu cywilnego, w którym ustawodawca dla umowy pożyczki, której kwota przekracza dziesięć tysięcy zastrzegł formę dokumentową.

Jakie znaczenie ma forma dokumentowa? Ustawodawca przewidział, że forma dokumentowa będzie miała charakter formy zastrzeżonej dla celów dowodowych, chyba że zostanie zastrzeżona sankcja nieważności. Oznacza to, że co do zasady w ewentualnym sporze nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na okoliczność dokonania takiej czynności (art. 74 § 1). Podkreślić należy, że nie dotyczy to jednak czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami (art. 74 § 4).

Podsumowując, korzyści z wprowadzenia formy dokumentowej to:

  • łatwość zachowania formy dokumentowej (poczta elektroniczna, sms, nagranie audio),
  • niższy stopień sformalizowania – brak konieczności składania podpisu,
  • usprawnienie i przyśpieszenie dokonywania czynności prawnych.