W dniu 10 lipca 2015 r. uchwalona została ustawa o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, w ramach której
w szczególności wprowadzono do Kodeksu cywilnego definicję dokumentu oraz uregulowano nową formę czynności prawnych – tj. formę dokumentową. Głównym celem omawianych regulacji ma być odformalizowanie obrotu. Nowe przepisy mają wejść w życie z dniem 8 września 2016 r.
Zgodnie z art. 77(3) KC: „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie”. Na szczególną uwagę zasługuje wyjątkowo szerokie i ogólnikowe zdefiniowanie dokumentu, sprowadzające się do uznania za dokument informacji utrwalonej w sposób umożliwiający jej odtworzenie oraz brak wymogu opatrzenia dokumentu podpisem, co sprawia, że przedmiotowa forma czynności prawnej będzie miała mniej sformalizowany charakter niż forma pisemna. Powyższa definicja przyznaje zatem walor dokumentu wiadomościom e-mail, SMS-om, dźwiękom (a w szczególności nagraniom rozmów telefonicznych) czy też w końcu obrazom. Jak wynika natomiast z art. 77(2) Kodeksu cywilnego „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Fundamentalnym elementem definiującym omawianą formę będzie zatem określenie tożsamości nadawcy oświadczenia, co w praktyce może być o tyle trudne, że łatwo wyobrazić sobie sytuacje związane z kwestionowaniem autorstwa danej wiadomości e-mail czy też SMS-a. Ustawodawca nie wskazał przy tym sposobów oraz kryteriów weryfikacji tożsamości osób składających oświadczenie woli.
Zastosowanie formy dokumentowej w chwili obecnej zostało przez ustawodawcę ograniczone do dwóch sytuacji. Pierwszą z nich przewiduje znowelizowany art. 77 § 2 KC, zgodnie z którym w przypadkach, gdy dana umowa została zawarta w zwykłej formie pisemnej, dla rozwiązania umowy za zgodą obu stron, dla odstąpienia od umowy oraz dla wypowiedzenia umowy wystarczy forma dokumentowa, chyba że w ustawie lub umowie zostanie zastrzeżona inna forma.
Drugie zastosowanie formy dokumentowej zostało przewidziane w art. 720 § 2 KC, zastrzegającego formę dokumentową dla umowy pożyczki, której wartość przekraczać będzie 1.000 zł.
Ponadto forma dokumentowa będzie mogła zostać zastrzeżona przez strony umowy w jej treści. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 73 § 1 oraz art. 74 KC omawiana forma co do zasady będzie miała skutek ad probationem, czyli zastrzeżona będzie jedynie dla celów dowodowych. Niezachowanie formy dokumentowej będzie wywoływało skutek w postaci nieważności czynności prawnej wyłącznie w przypadku zastrzeżenia stron oraz w sytuacji, gdy w sposób wyraźny taki skutek będzie wynikał z ustawy.