Kontrahent przestał płacić za usługi? Im szybciej firma zadziała, tym zatory płatnicze mniej zaszkodzą
Słaba kondycja finansowa płatnika, nieuzyskanie przez niego zapłaty od własnego kontrahenta czy celowe kredytowanie się kosztem wierzyciela to trzy najczęściej występujące przyczyny zatorów. Z kolei zachwianie płynności finansowej nierzadko skutkuje ograniczaniem kosztów, co pociąga za sobą wiele innych negatywnych działań. Firmy ograniczają wtedy zatrudnienie lub wstrzymują wydatki na inwestycje. W konsekwencji przedsiębiorstwo przestaje się rozwijać. Brak możliwości terminowego regulowania zobowiązań powoduje utratę pozytywnego wizerunku rzetelnego kontrahenta, co może wiązać się ze zmniejszeniem liczby otrzymywanych zleceń oraz z dodatkowymi kosztami w postaci odsetek, kosztów sądowych czy kosztów windykacji.
Mimo najlepszych pomysłów i planów na biznes zawsze może się zdarzyć tak, że trafimy na kontrahenta, który będzie zwlekał z zapłaceniem za dostarczony mu towar czy usługi. To może spowodować efekt domina. Ktoś nie płaci nam, my nie mamy środków, by zapłacić innym firmom. Zatory płatnicze stanowią jeden z najczęstszych powodów utraty płynności finansowej.
Z badania Skaner MŚP, realizowanego cyklicznie dla BIG InfoMonitor wynika, że prawie 94 proc. przedsiębiorstw w Polsce boryka się z przeterminowanymi płatnościami. Na koniec kwietnia 2024, zaległości firm z różnych branż przekroczyły rekordowe 44 mld zł.
Ryzyko związane z możliwością powstania zatoru płatniczego dotyka zarówno początkujących przedsiębiorców jak i firmy z ugruntowaną pozycją. Zadłużenie kluczowych branż na polskim rynku wpisuje się w ogólny trend rosnących zatorów płatniczych
Zdarza się, że firma z roli wierzyciela przechodzi w rolę dłużnika i sama przestaje płacić swoim kontrahentom, narażając się na utratę dobrego wizerunku. Ryzykuje trafieniem na listę dłużników Biura Informacji Gospodarczej i brakiem wiarygodności finansowej. W przyszłości może to przeszkodzić w zawarciu nowego kontraktu, zaciągnięciu kredytu czy skorzystaniu z usług innych firm.
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, określa między innymi stawki, tzw. rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.
I tak, dla wierzytelności do kwoty 5 000,00 PLN stawka stanowi równowartość 40 euro, od kwoty 5 001,00 do 50 000,00 stawka wynosi równowartość 70 euro, natomiast dla wierzytelności powyżej 50 000,00 PLN stawka wynosi równowartość 100 euro.
Za okres opóźnienia płatności należne są odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. I tak, w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny, będący podmiotem leczniczym, odsetki naliczane są w wysokości równej sumie stopy referencyjnej NBP i dziesięciu punktów procentowych, przy czym do ustalenia wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych stosuje się stopę referencyjną NBP obowiązującą w dniu:
1) 1 stycznia– do odsetek należnych za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca;
2) 1 lipca– do odsetek należnych za okres od dnia 1 lipca do dnia 31 grudnia.
Od 1 lipca 2024 roku wysokość odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych wynosi zatem 15,75% ( stopa referencyjna NBP 5,75 + 10pp )
Jak uniknąć zatorów płatniczych? Co robić, gdy już się pojawią?
Istnieje wiele metod zapobiegania zatorom płatniczym. Jedną z najważniejszych jest weryfikacja kontrahenta. Dobrze przeprowadzona pozwala uniknąć kłopotów na późniejszym etapie współpracy. Nie należy też zapominać o rzetelnej dokumentacji kontraktu, aby w razie potrzeby skutecznie dochodzić należności na drodze sądowej. Należy upewnić się, czy dokumentacja związana z zawarciem kontraktu handlowego została podpisana przez osoby do tego upoważnione. Ponadto warto pozyskiwać na etapie zawieranie kontraktów pełne dane teleadresowe, a także stosowne zgody, np. na korespondencję w formie elektronicznej pomiędzy stronami, co ma istotne znaczenie chociażby w przypadku dokonywania wpisów w Biurach Informacji Gospodarczych. Przypomnijmy tu, że w relacjach B2B, w znowelizowanej Ustawie o BIG-ach, wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o możliwości dokonania negatywnego wpisu do BIG, może być wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, pod warunkiem jednak, że jest to zapisane w umowie czy kontrakcie.
Bardzo istotnym elementem zapobiegającym powstawaniu zatorów płatniczych jest monitoring płatności.
Działanie to polega głównie na przypominaniu o zbliżających się terminach zapłaty za wystawione faktury. Poza najistotniejszym elementem procesu– czyli właśnie przypominaniu– podczas kontaktu dodatkowo weryfikowany jest właściwy przepływ faktur, poprawność ich wystawienia oraz to, czy faktura nie jest kwestionowana.
Szczególnie w obszarze małych i średnich przedsiębiorstw, nie dysponujących właściwymi systemami zarządzania należnościami, taka usługa jest bardzo pomocna. Korzystają więc dwie strony– zarówno wystawca faktury, jak i płatnik, z którym – często w imieniu wystawcy faktury- kontaktuje się firma świadcząca usługi monitoringu.
Rozpoczęcie procesu monitoringu w bardzo wczesnej fazie – nawet kilka dni po wystawieniu faktury– przynosi znakomite rezultaty. Wpływa to bardzo korzystnie na obniżenie kosztów ewentualnych działań windykacyjnych. Dodatkowo monitoring płatności pozwala na wykrycie nierzetelnych kontrahentów już na początku współpracy. Zwiększa też skuteczność windykacji. Należności monitorowane od wczesnej fazy można bowiem szybciej i łatwiej odzyskać. Często przedsiębiorcy nie chcą korzystać z monitoringu płatności obawiając się, że może to popsuć relacje biznesowe. Nic bardziej mylnego. Właściwe przeprowadzenie procesu monitorowania płatności nie spowoduje zachwiania dobrych relacji pomiędzy przedsiębiorcami. Wręcz przeciwnie, może poprawić ich kondycję finansową.
Zatory płatnicze są dużym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Jednakże, poprzez wdrożenie odpowiednich strategii, firmy mogą zmniejszyć ryzyko opóźnień w płatnościach i poprawić swoją płynność finansową. Usprawnianie procesu fakturowania, oferowanie wielu opcji płatności, ustalenie jasnych terminów, otwarta komunikacja z klientami, pozwala przejąć firmie kontrolę nad przepływem gotówki i zapewnić, że finanse pozostaną zdrowe i dobrze prosperujące.
Jeżeli jednak opóźnienie już nastąpiło, należy działać szybko i konsekwentnie. Im dłużej czekamy, tym maleje nasza szansa na odzyskanie należności. Sygnałem alarmowym powinno być dla nas już 14 dniowe opóźnienie. To wtedy powinniśmy podjąć pierwsze czynności windykacyjne. Po 60 dniach oczekiwania na płatność prawdopodobieństwo odzyskania długu statystycznie spada do 50%.
Rozpoczęcie współpracy z profesjonalną firmą, zajmującą się odzyskiwaniem należności, w dużym stopniu zapobiegnie powstawaniu niekorzystnych zatorów płatniczych, a w konsekwencji utracie płynności finansowej.
Bogusław Gębarowski
